Beda invoice, faktur pajak, dan kwitansi untuk UMKM
Invoice, faktur pajak, dan kwitansi sering dianggap sama. Padahal fungsinya berbeda, dan salah satunya hanya boleh dibuat oleh pengusaha tertentu. Berikut ringkasannya, dengan aturan dari Direktorat Jenderal Pajak (DJP).
Ringkasnya
- Invoice: tagihan yang dikirim penjual ke pembeli sebelum pembayaran, berisi rincian barang atau jasa, total, jatuh tempo, dan cara bayar
- Kwitansi: bukti bahwa uang sudah diterima, dibuat setelah pembayaran
- Faktur pajak: bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP), bukan dokumen tagihan biasa
Invoice dan kwitansi adalah praktik dagang umum. Faktur pajak diatur dalam peraturan perpajakan.
Invoice: menagih sebelum dibayar
Invoice dipakai saat pembeli belum membayar, misalnya pesanan grosir, jasa dengan termin, atau pelanggan kantor. Isi yang lazim: nama dan kontak usaha, nomor invoice yang tidak dobel, tanggal dan jatuh tempo, data pembeli, rincian item, total, dan rekening tujuan. Contoh lengkapnya ada di contoh invoice UMKM dan cara buat invoice UMKM.
Kwitansi: bukti uang sudah diterima, dan soal meterai
Menurut DJP, sejak 1 Januari 2021 tarif bea meterai adalah Rp10.000 dan dikenakan satu kali untuk setiap dokumen. Salah satu objeknya adalah dokumen yang menyatakan jumlah uang dengan nilai nominal lebih dari Rp5.000.000 yang:
- menyebutkan penerimaan uang, atau
- berisi pengakuan bahwa utang seluruhnya atau sebagiannya telah dilunasi atau diperhitungkan
Kwitansi pembayaran di atas Rp5.000.000 termasuk kategori ini. Untuk dokumen yang dibuat sepihak, pihak yang terutang bea meterai adalah penerima dokumen, dan bea meterai terutang saat dokumen diserahkan kepada pihak untuk siapa dokumen itu dibuat. DJP juga menyebut tanda penerimaan uang untuk keperluan intern organisasi bukan objek bea meterai.
Bila invoice Anda sekaligus dipakai sebagai tanda terima, misalnya diberi keterangan sudah dibayar, perlakuannya perlu dilihat sebagai dokumen yang menyebutkan penerimaan uang. Untuk kasus yang ragu, tanyakan ke kantor pajak atau saluran resmi DJP.
Faktur pajak: hanya dibuat oleh PKP
DJP mendefinisikan faktur pajak sebagai bukti pungutan pajak yang dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak. Faktur pajak dibuat dalam bentuk elektronik (e-Faktur) melalui aplikasi atau sistem yang ditentukan atau disediakan DJP.
Artinya, UMKM yang belum dikukuhkan sebagai PKP tidak menerbitkan faktur pajak. Invoice yang Anda buat sendiri di Excel, termasuk yang mencantumkan baris pajak, bukan faktur pajak. Bila usaha Anda sudah atau akan menjadi PKP, ikuti panduan e-Faktur di situs DJP.
Tabel perbandingan
| Dokumen | Kapan dibuat | Siapa yang membuat | Diatur oleh |
|---|---|---|---|
| Invoice | Sebelum pembayaran | Penjual | Praktik dagang |
| Kwitansi | Setelah uang diterima | Penerima uang | Bea meterai berlaku di atas Rp5.000.000 (UU 10/2020) |
| Faktur pajak | Saat penyerahan barang atau jasa kena pajak | Pengusaha Kena Pajak | Peraturan PPN dan e-Faktur DJP |
Pertanyaan umum
Apakah invoice wajib pakai meterai?
Daftar objek bea meterai dari DJP menyebut dokumen yang menyatakan jumlah uang lebih dari Rp5.000.000 yang menyebutkan penerimaan uang atau pelunasan utang. Invoice yang hanya menagih tidak menyebutkan penerimaan uang. Jika invoice juga berfungsi sebagai tanda terima, perlakuannya seperti kwitansi.
Berapa bea meterai untuk kwitansi?
Menurut DJP, sejak 1 Januari 2021 tarifnya Rp10.000, dikenakan satu kali per dokumen, untuk dokumen dengan nominal lebih dari Rp5.000.000 yang menyebutkan penerimaan uang.
Apakah UMKM bisa membuat faktur pajak?
Faktur pajak dibuat oleh Pengusaha Kena Pajak. UMKM yang belum dikukuhkan sebagai PKP tidak menerbitkan faktur pajak, cukup invoice dan kwitansi.
Sumber
Diambil dari situs resmi Direktorat Jenderal Pajak, dicek 4 November 2026. Aturan pajak bisa berubah. Halaman ini bukan nasihat pajak, jadi untuk kasus tertentu rujuk sumber asli atau kantor pajak.
Template Invoice UMKM
File Excel yang juga bisa dibuka di Google Sheets. Isi pengaturan usaha, daftar klien, dan produk sekali. Setelah itu invoice bernomor otomatis dengan diskon dan pajak opsional, siap cetak A4. Termasuk panduan Bahasa Indonesia dan data contoh. Tanpa makro di Excel, tanpa langganan.
Ambil template, Rp49.000Panduan lain: cara buat invoice UMKM, contoh invoice UMKM, rekap pencairan Shopee dan TikTok Shop, rekonsiliasi bank di Excel.